Activa - Contabilidade e Condom?nios

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.

 

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

 

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

 

Período: 2 anos

Documentos

 

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

Período: 3 anos

Documentos

 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Período: 5 anos

Documentos

 

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Período: 10 anos

Documentos

 

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Período: 20 anos

Documentos

 

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Período: 30 anos

Documentos

 

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Período: Indeterminado

Documentos

 

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio