Activa - Contabilidade e Condom?nios

O síndico deve reunir em uma pasta alguns dos documentos que serão bastante utilizados durante a gestão condominial. Uma boa organização facilita a realização das atividades.

Os síndicos da Activa utilizam uma pasta de catálogos/fichário, para reunir os seguintes documentos:

• CONVENÇÃO: estabelece direitos, deveres e obrigações dos condôminos para que possam usufruir das áreas privativas e comuns. Também define a forma de administração do condomínio, penalidades aos infratores, dentre outras questões importantes (Lei 10.406/2002, Artigos 1.332, 1.333 e 1.334);
• REGIMENTO INTERNO: regulamenta a conduta na vida em condomínio, estabelece as normas para o uso adequado das áreas comuns e de lazer. Por exemplo: horários para a realização de mudança, regras para o uso da piscina, salão de festas, reformas, dentre outras normas.

NOTA: Deve-se dispor de cópias da convenção e regimento interno para que possa disponibilizar prontamente aos moradores que os solicitarem, bem como fornecer aos novos proprietários e inquilinos.

• CARTÃO DO CNPJ: será utilizado para obter notas fiscais em nome do condomínio. É importante também certificar com o escritório se o mesmo atualizou o cadastro de responsabilidade perante a Receita Federal;
• ATA DA ELEIÇÃO DO SÍNDICO: durante o mandato será necessário realizar aquisições de material ou contratar serviços. Portanto, também será preciso comprovar quem de fato é o representante legal do condomínio.

• RELAÇÃO/LISTA DE MORADORES: o cadastro é importante para que se possa contatar a qualquer tempo os condôminos, principalmente em casos de urgência, tais como: vazamento de água ou gás, problemas com inquilino, entre outros.

REQUISIÇÕES: quanto maior a organização, maior também será a durabilidade do bem comum, portanto, deve-se documentar sempre que possível:

1. Realização de mudança e reforma;
2. Cadastro de inquilinos;
3. Autorização para imobiliárias entrarem no condomínio;
4. Requisição para o uso do salão de festas, cinema, churrasqueira, etc.

NOTA: A Activa dispõe de modelos de requisições no link: requisições/legislação.

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