Activa - Contabilidade e Condom?nios

O balancete parece dispensar segredos, mas conforme os síndicos fazem a gestão mensal das contas, idéias surgem para tornar mais transparente a prestação de gastos e receitas, o que facilita o relacionamento com os condôminos.

Dois dos momentos mais críticos da vida de um síndico é quando ele precisa aprovar, junto com a previsão orçamentária anual, o reajuste da taxa mensal de rateio, bem como definir, através de assembléias extraordinárias, como pagar contas sazonais ou benfeitorias. Pois contar com um balancete claro, transparente e objetivo facilita muito essa interlocução com os condôminos.

"O ideal é discriminar tudo; quanto mais clara estiver a informação, tanto para o síndico quanto para o condômino, mais transparente se tornará a gestão", afirma a administradora e contadora Cristina Muccio Guidon. De forma geral, os síndicos devem prestar contas regularmente aos proprietários, "através do demonstrativo financeiro mensal ou balancete mensal". É preciso ainda propor uma previsão orçamentária anual, levando-se em "consideração os dados reais do condomínio, apurados nos balancetes, para projetar gastos e a arrecadação futura", observa Cristina.

Nesse sentido, a especialista aponta que "uma gestão transparente deve prezar pela qualidade das informações constantes no balancete", portanto, é recomendado detalhar cada gasto de consumo, separando, por exemplo, água e energia, algo fundamental para que o síndico e os condôminos conheçam todos os custos. Inexiste um modelo ideal de apresentação dos dados, mas Cristina defende o uso de um formato simples a ser levado à coletividade, distribuindo-o em quatro campos: receitas, despesas, saldos bancários e a posição de devedores.

Este documento poderia ser acompanhado de outro em "formato analítico", isto é, "com a discriminação das contas". Ou seja, no modelo sintético o demonstrativo apresentaria o empenho total com consumos e, no analítico, traria seu detalhamento. A contadora faz, entretanto, uma ressalva: é preciso cuidado para que a composição do balancete não confunda em vez de esclarecer. Quando são apresentadas muitas informações, como "os dados previstos e realizados, transferências entre contas ou diversas subdivisões de títulos de caixa (caixa ordinário, caixa reforma, caixa investimentos etc.), pode haver uma dificuldade no entendimento da prestação", diz.

Assim, o importante é que o condomínio produza uma demonstração clara de sua movimentação mensal, e cuide para anexar todos os comprovantes de quitação das operações e recolhimento dos tributos à pasta a ser verificada e assinada pelo Corpo Diretivo. Segundo Cristina, caso algum condômino queira pedir esclarecimentos sobre o assunto, ele poderá fazê-lo por escrito "ao responsável pela elaboração deste demonstrativo, normalmente a administradora do condomínio".

Finalmente, a precisão do balancete mensal é que determinará o sucesso ou não da previsão orçamentária aprovada para o ano. Cristina ressalta que o planejamento anual é "fundamental para o sucesso da administração condominial, através da definição de estratégias de longo prazo para receitas, despesas, gestão da inadimplência, prevenção de passivos e a criação de fundos para finalidades específicas" (caso dos rateios extras para pagamento de férias e 13º dos funcionários, entre muitos outros).